管理職の仕事とは? 求められる役割とスキルについて

管理職になり、部下を持ったものの、何をすればいいのかわからない……とお思いではありませんか? 特に中間管理職は上から下から板挟み、というイメージを持っている人も多いでしょう。ここでは、管理職(ミドルマネージャー)の役割と、陥りやすい問題、そしてしっかりとしたマネジメントをするために必要なスキルについて解説します。管理職に求められていることを理解し、自分なりのより良いマネジメントを行っていきましょう。

管理職に必要な「交渉力」

管理職の役割は、外部でも内部でも、「交渉」する機会が多いものだといえます。実際、管理職の仕事にはどんなものがあるのかを見ていきます。

経営層と現場(部下)をつなぎ、経営理念を浸透させる

経営層の意思を正確に現場へ伝達し、会社の目標に向かって部署が一丸となって業務ができるようまとめていきます。押し付けではなく、会社がなぜそうした理念を持っているのかを理解してもらうためには、経営層の意思を自ら咀嚼(そしゃく)して理解し、現場に伝える必要があります。

部署・チーム内の労働時間、仕事内容の管理、割り振り

部署やチーム内での、労働時間、仕事内容の割り振り、全体の管理など「マネジメント」と呼ばれる仕事で真っ先に思い浮かぶのは、こうした業務でしょう。部署やチーム内で効率的に仕事をするために、メンバーに振る仕事の量や内容を管理・指示します。一度指示したら終わりではなく、結果として仕事の効率は向上したか、適切な仕事量を割り振れているか、個々の社員が健康的に仕事をできているか、労働時間が長くなりすぎていないかなどを適宜確認し、問題があったらその都度改善していきます。

人間関係の管理、トラブルや課題解決、部下のモチベーション向上

仕事の割り振りと並んで大切なのが、部署・チームにおける人間関係のマネジメントです。仕事に支障をきたすような人間関係のトラブルには解決策を講じ、モチベーションが低下している部下がいたら、その人の士気が上がるようにケアをしていきます。部下から悩みを打ち明けられ、アドバイスを求められることもあるでしょう。こういった場合には、相手の立場も考えつつ対応してトラブルを処理し、部署全体にとってより良い状態に改善していくことが大切です。そのためには「交渉力」がカギとなります。

顧客や取引先との関係構築、責任を負う立場

そしてもちろん、顧客や取引先とのやり取りでも「交渉力」が必要です。取り引きをうまく進め、信頼できる関係を築くためには、時には困難な条件を交渉しないといけない場面もあるでしょう。また、部下の犯したミスの責任を取るために動かなければいけないこともあります。

管理職が直面しやすい問題と解決策 

このように、管理職には多くの役割が求められますが、そのなかで問題を抱える人も少なくありません。管理職がぶつかる問題には、以下のようなものがあります。

部下とのやり取り、育成がうまくいかない

管理職が持つ悩みで一番多いのが部下に対する問題で、経験や世代が違う部下との考え方の違い、動機付けの違いなどが理由と考えられます。それゆえに、育成の効果が得られなかったり、お互いの理解が深まらなかったりということは、多くの管理職が経験しています。

チームや部署の方針が定まらない

自分が引っ張っていくべきチームや部署の中で、自分なりの方針やビジョンが出せなかったり、それらを他人に納得させられなかったりといったことも、管理職ならではの課題です。実務に追われてマネジメントに割く時間があまりとれず、指示だけ出して終わってしまう、ほかの社員がそのビジョンや方針に対してどう考えているかをくみ取れない、ということも多く起きています。

上層部や他部署との連携ができない

仕事内容によっては、他部署と連携して業務を行う必要があります。その際、他部署が行っていることを正確に把握できないあるいは教えてもらえない、また自分の部署の作業内容をしっかり他部署と共有できていないという問題が発生することもあるでしょう。さらに上層部の決定や方針を現場に伝えるなかで、部下を納得させることができないというのはよく聞かれる悩みです。

上記のことを解決するために必要なのは、「コミュニケーション力を高める」こと、特に「判断軸」と「柔軟性」を持ったコミュニケーション力を高めることです。これは、先に述べた交渉力を高めるための手段でもあります。判断軸を持つことは、効率的に仕事を進め自分の方針を周知させる方法のひとつです。だからといって、自分の判断軸に固執し、他人の考えを跳ねのけることはいけません。ほかの意見や考え方に耳を傾け、より良い結果を導くために判断や行動を変えられる柔軟性も同時に求められるのです。

管理職に求められる基本スキルとは?

一見両立が難しそうに見える、「判断軸と柔軟性を持ったコミュニケーション力」を育てるには、どのようなスキルが大切なのでしょうか? 極めてシンプルな、以下の3つの基本を見直してみましょう。

  1. 自身の判断基準を明確にする
  2. 話しやすい雰囲気を作る
  3. 働く環境を整える

1は判断軸を持つために大切なことです。さまざまな立場の人と関わる管理職は、一つの事柄に対して多方面からの意見を聞くことが多いはず。そのたびに優柔不断とならないよう、ある程度自分なりの判断基準を設けましょう。しかし、その判断基準だけを頑なに主張して動いてしまうと、「自分の意見を聞いてもらえない」「その判断に納得できない」という不満が出てきてしまいます。「周りの意見をしっかり聞く」のは、判断基準を設けるのと同じくらい大切なことです。

そのためには2と3を心がけ、「人間力」を高めましょう。話しやすい雰囲気を作らないことには、他者の意見も入ってきません。毎日挨拶をする、雑談をする、笑顔で接する、忙しくても時間を区切ってきちんと話を聞くなど、日ごろの地道な行為の積み重ねが「親しみやすさ」につながります。心に余裕をもって部下に接するためには、環境を整え仕事を煩わせる要因を減らしていくことも大切です。どこに何があるかいつでも把握できるようにデスクを片付けておく、タスク管理表や進行管理表を目の前に置いておく、パソコン内のファイルを整理しておく、設備が壊れていたら修理を依頼するなど、できることはたくさんあります。

こうした基本的なことを積み重ね、「判断軸」と「柔軟性」を持ったコミュニケーション力を養い、求められる管理職をとして任務を果たしていきましょう。

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ワークハピネス
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